pengorganisasian YTH;dini andriyani
PENGORGANISASIAN


Pendahuluan
Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, sebagai salah satu dari fungsi manajemen.

Pengorganisasian (organizing) merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien (Stoner, 1996). Sedangkan T Hani Handoko (1999) memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.

Pembahasan dalam modul ini meliputi pembagian pekerjaan dalam struktur organisasi, koordinasi dan rentang manajemen, wewenang delegasi dan desentralisasi, dan penyusunan personalia.

A. Teori Manajemen Ilmiah / Klasik
Variabel yang diperhatikan dalam manajemen ilmiah :
1. Pentingnya peran manajer
2. Pemanfaatan dan pengangkatan tenaga kerja
3. Tanggung jawab kesejahteraan karyawan
4. Iklim kondusif
Manajemen ilmiah memperhatikan prinsip-prinsip pembagian kerja.
A.1. Robert Owen (1771 - 1858)

Menekankan tentang peranan sumberdaya manusia sebagai kunci
keberhasilan perusahaan.
Dilatar-belakangi oleh kondisi dan persyaratan kerja yang tidak memadai,
dimana kondisi kerja
sebelumnya dan kehidupan pekerja pada masa itu sangat buruk.

A.2. Charles Babbage (1792 - 1871)

Menganjurkan untuk mengadakan pembagian tenaga kerja dalam
kaitannya dengan pembagian
pekerjaan. Sehingga setiap ekerja dapat dididik dalam suatu
keterampilan khusus. Setiap pekerja hanya dituntut tanggungjawab khusus sesuai dengan
spesialisasinya.
A.3. Frederick W. Taylor :

Merupakan titik tolak penerapan manajemen secara ilmiah hasil penelitian
tentang studi waktu
kerja (time & motion studies). Dengan penekanan waktu penyelesaian
pekerjaan dapat
dikorelasikan dengan upah yang diterima. Metode ini disebut sistem upah
differensial.

A.4. Hennry L. Gantt (1861 - 1919) :
Gagasannya mempunyai kesamaan dengan gagasan Taylor, yaitu :
1. Kerjasama saling menguntungkan antara manajer dan karyawan.
2. Mengenal metode seleksi yang tepat.
3. Sistem bonus dan instruksi.
Akan tetapi Hennry menolak sistem upah differensial. Karena hanya
berdampak kecil terhadap
motivasi kerja.

A.5. Frank B dan Lillian M. Gilbreth (1868 - 1924 dan 1878 - 1972) :

Berdasarkan pada gagasan hasil penelitian tentang hubungan gerakan
dan kelelahan dalam
pekerjaan. Menurut Frank, antara gerakan dan kelelahan saling berkaitan.
Setiap gerakan
yang dihilangkan juga menimbulkan kelelahan. Menurut Lillian, dalam
pengaturan untuk mencapai gerakan yang efektif dapat mengurangi kelelahan.

A.6. Herrrington Emerson (1853 - 1931) :

Berpendapat bahwa penyakit yang mengganggu sistem manajemen
dalam industri adalah

adanya pemborosan dan inefisinesi. Oleh karena itu ia menganjurkan :
1. Tujuan jelas
2. Kegiatan logis
3. Staf memadai
4. Disiplin kerja
5. Balas jasa yang adil
6. Laporan terpecaya
7. Urutan instruksi
8. Standar kegiatan
9. Kondisi standar
10. Operasi standar
11. Instruksi standar
12. Balas jasa insentif






B. Teori Organisasi Klasik

B.1. Fayol (1841 - 1925) :
Teori organisasi klasik mengklasifikasikan tugas manajemen yang terdiri atas :
1. Technical ; kegiatan memproduksi produk dan mengoranisirnya.
2. Commercial ; kegiatan membeli bahan dan menjual produk.
3. Financial ; kegiatan pembelanjaan.
4. Security ; kegiatan menjaga keamanan.
5. Accountancy ; kegiatan akuntansi
6. Managerial ; melaksanakan fungsi manajemen yang terdiri atas :
- Planning ; kegiatan perencanaan<>
- Organizing ; kegiatan mengorganiisasikaan
- Coordinating ; kegiatan pengkoorrdinasiian
- Commanding ; kegiatan pengarahann
- Controlling ; kegiatan penngawasaan
Selain hal tersebut diatas, asas-asa umum manajemen menurut Fayol
adalah :- Pembagian kerja
- Asas wewenang dan tanggungjawab<>
- Disiplin
- Kesatuan perintah
- Kesatuan arah
- Asas kepentingan umum



- Pemberian janji yang wajar
- Pemusatan wewenang
- Rantai berkala
- Asas keteraturan
- Asas keadilan
- Kestabilan masa jabatan
- Inisiatif
- Asas kesatuan
B.2. James D. Mooney :

Menurut James, kaidah yang diperlukan dalam menetapkan organisasi manajemen adalah :
a. Koordinasi
b. Prinsip skala


c. Prinsip fungsional
d. Prinsip staf
C. Teori Hubungan Antar Manusia (1930 - 1950)
Pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan psikologis terhadap bawahan,
yaitu dengan
mengetahui perilaku individu bawahan sebagai suatu kelompok hubungan
manusiawi untuk
menunjang tingkat produktifitas kerja.
Sehingga ada suatu rekomendasi bagi para manajer bahwa organisasi itu
adalah suatu sistem
sosial dan harus memperhatikan kebutuhan sosial dan psikologis karyawan agar produktifitasnya
bisa lebih tinggi.
D.Teori Behavioral Science :
D. 1. Abraham maslow
Mengembangkan adanya hirarki kebutuhan dalam penjelasannya tentang
perilaku manusia dan dinamika proses motivasi.

D.2. Douglas Mc Gregor
Dengan teori X dan teori Y.
D.3. Frederich Herzberg
Menguraikan teori motivasi higienis atau teori dua faktor.

D.4. Robert Blake dan Jane Mouton
Membahas lima gaya kepemimpinan dengan kondisi manajerial.

D.5. Rensis Likert
Menidentifikasikan dan melakukan penelitian secara intensif mengenai
empat sistem
manajemen.
D.6. Fred Fiedler
Menyarankan pendekatan contingency pada studi kepemimpinan.
D.7. Chris Argyris
Memandang organisasi sebagai sistem sosial atau sistem antar hubungan budaya.

D.8. Edgar Schein
Meneliti dinamika kelompok dalam organisasi.
Teori behavioral science ditandai dengan pandangan baru mengenai perilaku
orang per orang, perilaku kelompok sosial dan perilaku organisasi.

E. Teori Aliran Kuantitatif
Memfokuskan keputusan manajemen didasarkan atas perhitungan yang dapat
dipertanggungjawabkan keilmiahannya.
Pendekatan ini dikenal sebagai pendekatan ilmu manajemen yang biasa dimulai dengan langkah
sebagai berikut :
1. Merumuskan masalah
2. Menyusun model aritmatik
3. Mendapatkan penyelesaikan dari model
4. Mengkaji model dan hasil model
5. Menetapkan pengawasan atas hasil


Pembagian Pekerjaan
Ada dua aspek utama dalam proses penyusunan struktur organisasi, yaitu departementalisasi dan pembagian kerja (division of labor). Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Prinsip pembagian kerja ini merupakan tiang dasar pengorganisasian.

Dalam pembagian kerja, spesialisasi pekerjaan merupakan hal yang utama. Manfaat spesialisasi pekerjaan adalah menyebabkan kenaikan produktivitas. Hal ini disebabkan tidak seorangpun yang secara fisik akan mampu melaksanakan seluruh kegiatan dalam tugas-tugas yang paling rumit. Pekerjaan yang paling rumit memerlukan beberapa langkah dan memerlukan pembagian langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh beberapa orang. Pembagian kerja yang dispesialisasikan seperti ini memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.

Akan tetapi selain manfaat yang didapat dari spesialisasi pekerjaan, adalah dampak negatif dari spesialisasi pekerjaan. Beberapa penulis manajemen menyebutkan bahwa spesialisasi pekerjaan akan berdampak pada demoralisasi dari pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dan repetitif.

Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1.
Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2.
Teknologi yang digunakan
3.
Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4.
Ukuran organisasi

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1.
Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam organisasi.
2.
Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan
3.
Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi
4.
Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5.
Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.


Bagan Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:

1.
Pembagian kerja.
2.
Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3.
Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4.
Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5.
Tingkatan manajemen


Bentuk-bentuk bagan organisasi terdiri dari:

1.
Bentuk piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2.
Bentuk vertikal. Bentuk yang agak menyerupai bentuk piramid dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3.
Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4.
Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.






Gambar 5.1. Bentuk-bentuk bagan organisasi




Departementalisasi
Ada beberapa cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Proses ini disebut departementalisasi. Bentuknya adalah atas dasar:
1. Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan
2. Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio
3. Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah
4. Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah
5. Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian
pembungkusan
6. Waktu: shift pagi, shift siang, shift malam
7. Pelayanan: kelas bisnis, kelas ekonomi, kelas turis (pelayanan pesawat terbang)
8. Alpha-numerical: bisa digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 00000 –
5000 ditempatkan dalam satu departemen
9. Proyek dan Matriks: digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan
teknologi tinggi, dan perusahaan konsultan.
Departementalisasi Fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan yang sejenis dalam suatu organisasi. Kebaikan departementalisasi fungsional adalah menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi utama, menciptakan efisiensi, memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat. Sedangkan keburukannya adalah terjadinya konflik antar fungsi, kemacetan tugas, pandangan yang sempit.
Gambar 5.2. Bagan Organisasi Fungsional
Departementalisasi Divisional
Departementalisasi divisional adalah pembagian divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses. Kebaikan departementalisasi divisional adalah pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi, kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat. Kelemahannya adalah kepentingan divisi ditempatkan di atas tujuan organisasi keseluruhan,
meningkatkan biaya administrasi (karena setiap divisi mempunyai anggota staff dan spesialis tersendiri).


Gambar 5.3. Bagan Organisasi Divisional atas dasar produk


Organisasi Proyek dan Matriks
Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini berusaha menggabungkan kebaikan-kebaikan dari dua tipe departementalisasi di atas.

Kebaikan organisasi proyek dan matriks adalah sebagai berikut:

1.
Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional
2.
Mengembangkan keterampilan pegawai.
3.
Memotivasi karyawan tentang pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan
4.
Memberikan fleksibilitas dan mengembangkan kreativitas
5.
Menstimulasi kerjasama antar disiplin
6.
Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan


Kelemahan organisasi proyek dan matriks adalah:

1.
Pertanggungjawaban ganda
2.
Memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
3.
Memerlukan lebih banyak keterampilan
4.
Mendorong pertentangan kekuasaan dan perdebatan
5.
Sangat mahal untuk diimplementasikan